幹事さん必見！思い出に残るイベントを開催するための9つのポイント

イベント盛り上げるために

イベントの企画は、ワクワクする反面、大変な作業です。少人数の集まりでも、盛大なお祝いでも、イベントを成功させるためには綿密な計画や準備がマストになります。イベントを盛り上げるためにはどのような点に注意すればよいのでしょうか？今回の記事では、イベント企画の際に抑えておくべき9つのポイントをご紹介します。

綿密なプランを立てる

綿密なプランなしでは、イベントを成功させることは困難です。予算、テーマ、会場、メニュー、デコレーション、エンターテイメントなど、さまざまな要素について慎重に検討するべきです。ゲストに楽しい時間を過ごしてもらえるかどうかは、プラン次第だと言っても過言ではありません。綿密なプランはすべてをスムーズに進行させるだけでなく、出席者の特定のニーズや好みに応えることも可能にします。

予算を設定する

イベントの詳細を計画する前に、予算を設定することが重要です。会場のレンタル料、食事、デコレーション、その他の予期せぬ出費など、いくらぐらいまでなら費やせるか限度額を決めておきましょう。何にいくらかかるか明確にしてくことにより、衝動買いを防いだり、予算オーバーを防いだりすることができます。万が一の予期せぬ出費に備えて、予算の一部を別に取っておくこともおすすめです。

パーティーのテーマを決める

イベントに合ったテーマをうまく選べば、より一層ムードが盛り上がるはずです。テーマを選ぶ際には、イベントのコンセプトやゲストの好み、理想とする雰囲気などを考慮するようにしましょう。エレガントなブラックタイ、トロピカルな雰囲気が楽しいルアウ、レトロをテーマとしたパーティなど、その可能性は無限大です。テーマが決まったら、招待状からデコレーション、服装に至るまで、テーマに合わせてデザインするようにしましょう。

招待客リストを作成して招待状を発送する

イベントを成功させるためには、厳選された招待客リストは不可欠です。会場のスペースやイベントのコンセプトを考慮しながら招待客リストを作成します。どんなイベントにしたいのか、イベントの雰囲気をイメージして、それに合ったゲストを選ぶことをおすすめします。招待客リストができあがったら、次は招待状を送りましょう。昔ながらのカードタイプの招待状でもデジタルの招待状でも OK です。イベントのテーマに沿っているかどうか、そして日時や場所など必要な情報がすべて記載されているかどうかなど、すみずみまで確認してから送るようにしてください。

イベントに最適な会場を選ぶ

適切な会場選びはパーティーを計画する上で最も重要な要素のひとつです。招待客の人数や主催するイベントのコンセプトに合った会場を選びましょう。個人のお家、レンタルホール、屋外スペースなど、そのオプションは豊富にあります。どの会場が最もテーマに沿っているか、ゲストを快適に収容できるかなど、さまざまな側面を考慮して適切な会場を選んでください。事前に会場を下見して、レイアウトや設備をよく理解し、座席、照明、音響、駐車場など必要な手配にとりかかりましょう。

お食事・ドリンクメニューを作成する

楽しいイベントには美味しいお料理とドリンクがつきものです。メニューを決定する際は、ゲストの食事制限や好みを考慮することが重要です。ベジタリアン、ビーガン、グルテンフリーなど、さまざまな嗜好に対応できるメニューを用意しましょう。大規模なイベントを主催する場合や、お料理は専門家に任せたいという場合は、プロのケータリングに依頼することも良い考えです。さらに、アルコールドリンクからノンアルコールドリンクまで、料理を引き立てる豊富なドリンクメニューも絶対に欠かせません。

デコレーションで会場の雰囲気を盛り上げる

コンセプトに合ったデコレーションで、空間を一変させ、イベント会場の雰囲気を盛り上げましょう。テーマに合ったデコレーション選びは非常に重要です。テーブルのセンターピースや照明、風船やフラワーアレンジメントなど、あらゆるデコレーションが会場の雰囲気をグッとアップします。テーブルリネン、ナプキン、チェアカバーなどの細部にも気を配り、統一感を出すことをおすすめします。イベントデコレーションのプロにサポートを依頼すれば、よりイメージ通りのイベントを実現することも難しくはありません。

ゲストのためのエンターテインメントとアクティビティ

イベント中、ゲストを飽きさせない楽しい演出を準備することも大切です。ゲスト向けにさまざまなアクティビティやエンターテイメントを計画することもおすすめします。イベントのコンセプトやゲストの好みに合わせて、ライブミュージックや DJ、インタラクティブなゲーム、フォトブースなどを手配すれば、楽しさが一段とアップすること間違いありません。ゲストの年齢層や趣味などを考慮して、もっともピッタリなエンターテイメントをアレンジしましょう。全員が参加して楽しめるよう、十分な数の椅子とテーブルやアクティビティ用のスペースを確保することも忘れないでください。

イベント当日のコーディネートと運営を成功させるために

会場の設置などの準備に十分な時間を取って、余裕をもって計画をすすめましょう。信頼できる知人や家族と仕事を分担し、1 人だけに負担がかからないようにしましょう。綿密なスケジュール表を作成し、予定通りにイベントを進めることは非常に大切です。チェックリストで進行状況を確認し、イベント中見落としがないかどうか常に確認してください。

出店者と密に連絡を取り合い、イベントのコンセプトや要望をしっかりと伝えることもイベント成功させる上で欠かせないポイントです。天候不良や急なキャンセルなど、万が一の事態に備えてバックアッププランを立てておきましょう。専門家やボランティアのスタッフにサポートを依頼するのもおすすめです。